Au service du Syndicat, il ou elle est sous la responsabilité du Bureau de l’UFACS, rattaché(e) hiérarchiquement au Président.

 Il ou Elle assure :

– Le secrétariat classique et l’accueil téléphonique ;
– Le suivi administratif des activités syndicales et certificatrices de l’UFACS ;
– L’organisation de réunions, de manifestations professionnelles ;
– La coordination des échanges avec l’ensemble des adhérents et des partenaires institutionnels.

Missions principales :

1/ Gestion – administration – organisation

• Il/elle assure la gestion administrative de l’organisation : rédaction de courriers, comptes-rendus de réunions, synthèse/bilan, gestion de boites mail, préparation des réunions du CA, du bureau ;
• Il/elle est, en lien avec le Trésorier, le point de contact de l’expert-comptable et assure la facturation des adhésions et des prestations relevant des certifications ainsi que le suivi du paiement des factures, jusqu’à leur recouvrement le cas échéant.
• Il/elle participe à la préparation de tout événement organisé par le Syndicat sous le pilotage des membres du Bureau, tant dans la dimension administrative que logistique ;
• Il/elle gère les mails et appels téléphoniques ;
• Il/elle centralise et administre les notes de frais ;
• Il/elle assure la gestion des fournitures de bureau, du matériel ou des consommables (commandes, gestion des stocks et suivi des livraisons) ;
• Il/elle assure, en lien avec le Bureau, le suivi de l’exécution des prestations externalisées ;
• Il/elle organise le classement et l’archivage de l’ensemble des documents.

2/ Activités certificatrices du syndicat

• Il/elle assure le suivi de l’évolution des dossiers professionnels relatifs aux certifications de l’UFACS (armement de catégorie D, B et ajout de chien) ;
• Il/elle organise la logistique des formations et certifications relevant du Syndicat (planning des certificateurs, recevabilité des demandes de sessions et d’examens, …) ;
• Il/elle assure le suivi de l’activité certificative, notamment pour répondre aux sollicitations de France Compétences ;
• Il/elle édite des parchemins à l’issue des examens.

3/ Service aux adhérents

• Il/elle prépare les dossiers administratifs de chaque adhérent, de la demande d’adhésion à son suivi dans la durée de son engagement envers le syndicat : dossiers d’adhésion, demande de pièces complémentaires, … ;
• Il/elle est l’interlocuteur des adhérents.

4/ Communication du syndicat

• Sous la validation du Président et des membres du Bureau, il/elle prépare toute communication à destination des adhérents, des institutions ou des organisations professionnelles en étroite collaboration avec la personne en charge de la communication de l’UFACS ;
• Il/elle participe, le cas échéant, à la mise en page et la rédaction de la newsletter et de tout document ou article destinés à promouvoir l’activité de l’organisation (articles de presse, site internet, etc.).
• Il/elle participe, en lien avec les membres de l’organisation, à la veille réglementaire et à la mise à jour de la documentation professionnelle.